Dėstytojų ir darbuotojų ERASMUS vizitai

VDU-ŽŪA dėstytojų komandiruočių pagal ERASMUS programą atrankos, prašymų pateikimo, užpildymo, dotacijos skaičiavimo ir atsiskaitymo tvarka

  1. Atranka prieš pateikiant komandiruotės prašymą

1.1. Pasiruošimas. Parašomas laiškas partneriams (Europos partnerių sąrašą galima rasti čia) ir susitariama, kad jie priims ERASMUS dėstymo (ERASMUS teaching assignement – STA), kuris apimtų ne mažiau kaip 8 val. paskaitų, ar mokymosi (ERASMUS staff training visit – STT). STA ar STT vizitai turėtų trukti 2-5 darbo dienas. Vizitas gali trukti ilgiau (bet ne daugiau kaip 12 d.), jeigu tai sudėtinė kažkokio renginio dalis (reikia pateikti renginio programą). Pastaba: STT programa turi apimti visas vizito dienas (neskaitant kelionės dienų). STA programa turi būti sudaryta taip, kad paskaitų skaitymas būtų numatytas bent pirmą ir paskutinę vizito dienas (neskaitant kelionės dienų).

1.2. Susitarus su partneriais gaunamas pakvietimas (OM vizitams) arba ruošiama mobilumo sutartis (Mobility agreement – MA) STA ar STT vizitui. MA turi būti pasirašyta dėstytojo, priimančios institucijos atstovo ir VDU Tarptautinių ryšių departamento ŽŪA skyriaus (toliau – TRD-ŽŪA) vadovo arba vyr. koordinatoriaus. Pasirašymo datos turi būti iki vizito pradžios, Po vizito TRD-ŽŪA turi bet kuriuo atveju gauti mobilumo sutarties originalą. Čia pateikiamos paruoštos sutarčių formos ir pavyzdžiai.

1.3. Teikiamas prašymas komisijai dalyvauti atrankoje:

1.3.1 Prašymai dėstymo vizitams (STA) programos šalyse (103 veikla, ES ir kitos programos šalys) teikiami VDU-ŽŪA atrankos komisijai iki paskelbtos datos 2 kartus metuose (paprastai gegužės mėn. – ateinančiam rudens semestrui ir gruodžio mėn. – ateinančiam pavasario semestrui) (čia pateikiama prašymo forma). Prie prašymo pridedama dėstytojo MA, kuri turėtų būti pasirašyta dėstytojo ir priimančios organizacijos. Vietoje priimančios organizacijos parašo gali būti pateikta susirašinėjimo kopija, kur matytusi, kad vizitas derinamas. Jei reikia, pridedama renginio programa. Visi dokumentai kaip atskiri skanuoti pdf failai (vienas failas – prašymas, kitas failas – MA, trečias failas (jei reikia) – renginio programa) siunčiami el. paštu į TRD-ŽŪA (erasmus.zua@vdu.lt).

1.3.2. Prašymai mokymosi vizitams (STT) programos šalyse pateikiami centrinei VDU atrankos komisijai. Pateikiant prašymą siunčiama žinutė el. paštu (atskiro prašymo nereikia) ir prie jos prikabinama STT vizito MA (ji turi būti pasirašyta pareiškėjo ir  vizuota atitinkamo fakulteto dekano(ės), priimančios organizacijos patvirtinimas nebūtinas). Prašymas siunčiamas el. paštu (erasmus@vdu.lt). Atranka vykdoma kartą į mėnesį, prašymai nagrinėjami mėnesio pradžioje. Smulkiau tvarka aprašyta čia.

1.3.3. Prašymai dėstymo ir mokymosi vizitams partnerystės šalyse (107 veikla, ne programos šalys) pateikiami centrinei VDU atrankos komisijai. Pateikiant prašymą siunčiama žinutė el. paštu, prie jos prikabinamas motyvuotas prašymas vizuotas atitinkamo padalinio vadovo ir fakulteto dekano(ės). MA rengiamas kai gaunamas atrankos komisijos teigiamas sprendimas. Prašymas siunčiamas el. paštu (erasmus@vdu.lt). Atranka vykdoma paskelbus atitinkamą konkursą (paprastai balandžio mėn. – ateinančiam rudens semestrui ir spalio mėn. – ateinančiam pavasario semestrui).

1.4. Gavus teigiamą sprendimą apie atrinkimą (atrankos protokolas arba pranešimas el. paštu), reikia paruošti MA (jei dar nebuvo paruošta) ir pasirašytą visų trijų šalių pateikti skanuotą:

1.4.1. STA vizitams programos šalyse – pasiųsti Sauliui Strazdui (saulius.strazdas@vdu.lt).

1.4.2. STT vizitams programos šalyse – pasiųsti Konstantinui Kurzevui (konstantinas.kurzevas@vdu.lt).

1.4.3. STA ir STT vizitams partnerystės šalyse – pasiųsti Eglei Januškevičienei (egle.januskeviciene@vdu.lt).

1.5. Dėstytojas ruošia finansinę dotacijos sutartį dėstymo ar mokymosi mobilumui (čia pateikiama finansinės sutarties forma). Sutarties formoje užpildomos ar pakeičiamos geltonai pažymėtos dalys, ji atspausdinama, pasirašoma ir atnešama į TRD-ŽŪA.

1.6. Prašymas leisti vykti yra tvarkomas po to kai gaunamas atrankos komisijos teigiamas sprendimas ir dėstytojui pranešama galutinės vizito datos ir lėšų šaltinis, kuris pildomas komandiruotės paraiškoje (žiūr. žemiau).

  1. Komandiruotės paraiškos pateikimas, dotacijos skaičiavimas

2.1. Prašymai pateikiami per el. sistemą https://studis.vdu.lt/  → „Paraiškos“ → „Pildyti paraišką“ → „Komandiruotei“. Paraiška pildoma taip:

Komandiruotės tikslas – įrašykite „Erasmus+ dėstymo vizitas“ arba „Erasmus+ mokymosi vizitas“;

Pasirinkite tiesioginį vadovą – pasirinkite savo padalinio vadovą (kuriame yra Jūsų pagrindinės pareigos);

Galutinis tvirtintojas – pasirinkite „Ineta Dabašinskienė Tarptautinių ryšių prorektorė“;

Lėšų šaltinis – nurodomas atrankos protokole arba žinutėje, kurį gausite iš TRD-ŽŪA;

Avansas – pažymėkite varnele, kad norit avanso (žemiau parašyta kaip jį įrašyti);

Erasmus+ dėstymo/mokymosi vizitas – būtinai pažymėkite varnele;

Komandiruotės pradžios laikas – nurodykite komandiruotės pradžios datą;

Komandiruotės pabaigos laikas – nurodykite komandiruotės pabaigos datą;

Komandiruotės vieta, miestas, valstybė – nurodykite įmonę ar organizaciją ar aukštojo mokslo instituciją, į kurią vykstate, miestą bei šalį, kuriame yra ši institucija;

Išlaidų paskirtis – pasirinkite:

– Vykstant dėstymo vizitui – Studijos (S)

– Vykstant mokymosi vizitui – Akademinė parama (AP)

– Vykstant OM – išoriniai ryšiai (IR)

Apmokamos išlaidos – rašoma “Mokama ERASMUS dotacija: X.XX Eur kelionei ir X.XX Eur pragyvenimui, viso X.XX Eur”. Jeigu vykstama į Europos programos šalis (103 veikla), tai prie apmokamų išlaidų sumų reikia papildomai įrašyti sakinį: “Apmokėti vadovaujantis 2018.09.07 rektoriaus įsakymu Nr. 409”. Apskaičiuojama taip:

1) „Kelionės išlaidos – X.XX Eur“. Kelionės išlaidos apskaičiuojamos pagal kelionės atstumą. Atstumas apskaičiuojamas „Erasmus+“ programos skaičiuokle, ją galite rasti čia.

Pagal nurodytą atstumą skiriama suma kelionei*:

Kelionės atstumas Skiriama suma
Nuo 100 iki 499 km: 180,00 Eur
Nuo 500 iki 1999 km: 275,00 Eur
Nuo 2000 iki 2999 km: 360,00 Eur
Nuo 3000 iki 3999 km: 530,00 Eur
Nuo 4000 iki 7999 km: 820,00 Eur
8000 km arba daugiau 1500,00 Eur

 * „Kelionės atstumas“ reiškia atstumą nuo kilmės vietos (Kauno) iki veiklos vykdymo vietos (miesto), tuo tarpu „Skiriama suma“ apima lėšas už kelionę į ir iš veiklos vykdymo vietos.

2) „Pragyvenimo išlaidos – X.XX Eur“. Dydis (žr. apačioje) priklauso nuo šalies, į kurią vykstate:

Priimančioji šalis Vienai dienai skiriama suma
Airija, Danija, Islandija, Jungtinė Karalystė, Lichtenšteinas, Liuksemburgas, Norvegija, Suomija, Švedija 153 EUR
Austrija, Belgija, Graikija, Italija, Ispanija, Kipras, Malta, Nyderlandai, Prancūzija, Portugalija, Vokietija 136 EUR
Bulgarija, Čekija, Estija, Kroatija, Latvija, Lietuva, Lenkija, Makedonija, Rumunija, Slovakija, Slovėnija, Turkija, Vengrija 119 EUR

Dienpinigiai vykstant į partnerystės (ne į programos šalis, išvardintas aukščiau) – 180 EUR/dienai, viso 7 d.: 1260 EUR.

Pragyvenimo išlaidos suskaičiuojamos visam komandiruotės laikotarpiui (veiklos bei kelionės dienoms).

Avanso suma – sumą nurodykite centų tikslumu (rašoma tikslus skaičius – XXX,XX) . – 70% visos dotacijos sumos (kelionės + pragyvenimo išlaidos).

Avanso skyrimo tikslas – įrašykite „70% visų komandiruotės išlaidų“.

2.2. Vykstant i kelionę ar grįžtant išeiginėmis dienomis, reikia užpildyti prašymą perkelti darbo dienas iš artimiausios(ių) darbo dienos(ų) po kelionės į kelionei numatytas vykimo ar grįžimo dienas. Šį prašymą reikia pateikti Žmogiškųjų išteklių departamentui (Personalo skyriui) VDU-ŽŪA.

2.3. Jeigu vykstama neprašant lėšų iš VDU, reikia pasirinkti galutinį tvirtintoją rektorių J.Augutį ir lėšų šaltinį: „Kviečiančios šalies lėšos“, žemiau prie apmokamų išlaidų rašoma „Be atsiskaitymo su VDU“.

2.4. Pastabos dėl komandiruotės išlaidų skaičiavimo ir pasiruošimo kelionei:

– Kai prašymas patvirtinamas reikia pateikti užpildytos ir pasirašytos dotacijos sutarties 2 egzempliorius TRD-ŽŪA. Esant neaiškumams dėl pildymo, galima prieš pasirašant sutartį užpildytą MS Word failą pasiųsti (erasmus@vdu.lt) derinimui.  

– Vykstant į partnerines trečiąsias šalis yra specifinių atrankos ir finansavimo sąlygų (pateikiamos: http://int.asu.lt/socrates/unilistlt-partn.html)

–  ERASMUS OM vizitams išlaidos skaičiuojamos pagal VDU Rektoriaus 2018 06 29 įsakymu Nr.298 patvirtintą “Tarnybinių komandiruočių įforminimo ir apmokėjimo tvarkos aprašą” ir nurodytas kelionės išlaidų, dienpinigių ir gyvenamojo ploto nuomos normas.

Labai svarbu:

JOKIŲ BŪDU NEIŠVYKITE Į KELIONĘ, NEĮSITIKINĘ, KAD JŪSŲ PARAIŠKA YRA GALUTINAI PATVIRTINTA !

t.y. paraiškos esamas statusas turi būti „Paraiška įvykdyta

  1. Pasiruošimas kelionei

3.1. Kai komandiruotės prašymas patvirtinamas ir pasirašoma dotacijos sutartis, tvarkomi praktiniai kelionės reikalai (bilietai, viešbučiai, susitikimai). Primename – STA ir STT vizitams dėstytojai perka bilietus ir prašo sąskaitų SAVO, o ne VDU-ŽŪA vardu !

3.2. Prieš vykstant į užsienį reikia pasiimti iš Valstybinės ligonių kasos (VLK) valstybinio sveikatos draudimo kortelę, kuri garantuoja nemokamą gydymą ES šalių valstybinėse gydymo įstaigose. Ją galima gauti Kauno teritorinėje VLK (Kaunas, Aukštaičių g. 10, tel.: (37) 208846, 320636, el. paštas katlk@vlk.lt). Vykstant ne į ES šalis yra privaloma apsidrausti sveikatą draudimo kompanijoje.

  1. Atsiskaitymas su ERASMUS programa

4.1. Jei vykstama dėstymui arba mokymuisi, užpildyti apklausos anketa internetu, gavus į el. paštą kvietimą iš „Erasmus+ individual participant report request“.

4.2. TRD pateikti pažymą iš lankytos institucijos, kad kelionė tikrai įvyko:

– pažyma apie organizavimo vizitą (Destytoju_OM_pazyma_apie_isbuta_laikotarpi_VDU-ZUA_EN.doc);

– pažyma apie skaitytas paskaitas (Destytoju_STA_pazyma_apie_destyta_laikotarpi_VDU-ZUA_EN.doc);

– pažyma apie mokymosi vizitą (Destytoju_STT_pazyma_apie_mokymosi_laikotarpi_VDU-ZUA_EN.doc).

4.3. Apie vizitą paruošiama trumpa (200-250 žodžių) ataskaita su 1-3 nuotraukų iliustracija VDU-ŽŪA internetinio puslapio anglų kalba naujienoms. Jeigu į tą patį vizitą vyko ne vienas dėstytojas, ataskaita gali būti bendra. Ją reikia pasiųsti el. paštu: komunikacija.zua@vdu.lt. Po to kai informacija paskelbiama VDU-ŽŪA internetiniame puslapyje anglų kalba, atspausdintą reportažą pateikti TRD-ŽŪA kartu su 4.2. punkte minėtais dalykais. Toks pat reportažas lietuvių kalba siunčiamas į TRD-ŽŪA: erasmus.zua@vdu.lt, minvydas.liegus@vdu.lt.

  1. Atsiskaitymas su VDU finansų skyriumi
  • Pildomas komandiruotės pažymėjimas ir avanso apyskaita (pateikiama čia). Užpildyti reikia visus (!!!) pilkus laukelius pagal komandiruotės paraiškos duomenis. Pildant pažymą svarbu:
  • komandiruotės paraiškos numeris atitinka įsakymo numerį, o galutinio tvirtinimo (paraiškos vykdymo) data atitinka įsakymo datą;
  • nurodomas komandiruotės tikslas (Dėstymo vizitas pagal ERASMUS programą arba Mokymosi vizitas pagal ERASMUS programą).
  • komandiruotės išlaidų paskirtis pasirenkama kaip nurodyta 2.1 punkte;
  • kelionės dienos įrašomos lentelės pirmame stulpelyje, pvz: 2019.01.11-17 arba 2019.01.28-02.01;

Užpildytas komandiruotės pažymėjimas pasirašomas ir pateikiamas VDU finansų tarnybai kartu su TRD-ŽŪA patvirtinta pažyma iš lankytos institucijos (Certificate of attendance) arba pagal pateiktus finansinius dokumentus (OM vizitams).

  • Atsiskaitymui už OM vizitą pateikiama lėktuvo bilietų pasodinimo talonai ir kitų kelionės bilietų originalai; transporto bilietai komandiruotės vietoje užsienyje; nakvynės sąskaitų originalai bei draudimo polisas ir jo apmokėjimo kvitas;
  • Keliaujant su automobiliu arba užsienyje panaudojus išsinuomotą automobilį – pateikiami degalų pirkimo, kelių mokesčių kvitai, paruošiama tokių išlaidų, kelionės laiko ir maršruto ataskaita bei pagrindimas.
  • Jeigu bilietai, viešbučio arba kitos paslaugos apmokėtos pavedimu per ASU buhalteriją ar Tarptautinį skyrių, tokios išlaidos į ataskaitą neįtraukiamos;
  • Pateikiama įsakymo dėl vizito kopija.

VDU bendras visų ERASMUS dėstytojų ir personalo vizitų aprašas.

Kilus klausimams kreipkitės:

Doc. dr. Raimundas Rukuiža, TRD-ŽŪA vyr. koordinatorius, Tel.: +370-37-788149 (vidinis 476 ir 2149)
El. p.: erasmus.zua@vdu.lt, raimundas.rukuiza@vdu.lt

VDU-ŽŪA centriniai rūmai, 202 kabinetas